Cara Memilih Konsultan ISO 45001 dan Memeriksa Rekam Jejaknya

Konsultan ISO 45001 yang tepat adalah konsultan yang membantu perusahaan membangun sistem manajemen K3 sampai siap diaudit, tanpa menjanjikan sertifikat dan tanpa merangkap sebagai pihak yang mengaudit. Memilihnya bisa dilakukan dalam enam langkah, mulai dari menetapkan kebutuhan sampai membandingkan penawaran. Panduan ini juga menjelaskan cara memeriksa lembaga sertifikasi yang nantinya mengaudit, dan di mana batas peran keduanya.

Prasyarat Sebelum Mencari Konsultan ISO 45001

Sebelum menghubungi konsultan, tetapkan dulu tujuan dan kondisi awal perusahaan. Tanpa itu, penawaran yang masuk sulit dibandingkan dan lingkup kerja konsultan mudah melebar.

• Tujuan sertifikasi, misalnya syarat tender, permintaan klien, atau pembenahan sistem K3 internal.
• Jumlah lokasi kerja, jumlah pekerja, dan aktivitas berisiko tinggi yang masuk lingkup.
• Dokumen K3 yang sudah ada, seperti kebijakan K3, hasil identifikasi bahaya, dan prosedur kerja.

Bedakan juga ISO 45001 dari kewajiban hukum SMK3. Pasal 5 ayat (1) PP 50 Tahun 2012 menyatakan "Setiap perusahaan wajib menerapkan SMK3 di perusahaannya." Kewajiban itu berlaku bagi perusahaan yang mempekerjakan paling sedikit 100 pekerja atau memiliki potensi bahaya tinggi, sedangkan standar internasional hanya disebut sebagai acuan yang dapat diperhatikan pengusaha. Penilaian penerapan SMK3 sendiri dilakukan lembaga audit independen yang ditunjuk Menteri, sehingga audit SMK3 dan sertifikasi ISO 45001 adalah dua jalur yang berbeda.

Enam Langkah Memilih Konsultan ISO 45001

Pilih konsultan dengan menilai enam hal secara berurutan, yaitu lingkup layanan, pengalaman di sektor sejenis, kejelasan tahapan kerja, kemampuan mendampingi sampai audit, batas perannya terhadap lembaga sertifikasi, dan isi kontrak. Penawaran yang tidak bisa menjawab salah satunya perlu ditanyakan ulang.

1. Minta rincian lingkup layanan, apakah hanya menyusun dokumen atau juga melatih tim dan mendampingi audit.
2. Tanyakan pengalaman di industri yang mirip dengan perusahaan Anda, lalu minta contoh jenis dokumen yang pernah disusun tanpa membuka data klien lain.
3. Pastikan tahapan kerja tertulis jelas, mulai dari analisis kesenjangan, penyusunan dokumen, sampai audit internal.
4. Cek siapa konsultan yang benar-benar turun ke lapangan, karena kompetensinya yang menentukan mutu sistem.
5. Tanyakan sikap konsultan terhadap lembaga sertifikasi, dan waspadai yang menjanjikan hasil audit.
6. Baca kontrak, terutama lingkup, jumlah hari kerja, hak atas dokumen, dan apa yang terjadi bila ada temuan audit.

Tahapan yang terukur memudahkan perbandingan. Pada halaman layanannya, Garuda Systrain misalnya menuliskan estimasi 2 hari kerja untuk review dokumen dan analisis kesenjangan, 8 hari kerja untuk penyusunan dokumen, dan 2 hari kerja untuk review serta audit internal. Pola seperti itu lebih mudah diuji daripada janji umum seperti "pasti beres".

Beda Konsultan dan Lembaga Sertifikasi serta Cara Memeriksa Akreditasi KAN

Konsultan membantu perusahaan menyusun dan menjalankan sistem, sedangkan lembaga sertifikasi mengaudit dan memutuskan apakah sertifikat diterbitkan. Dua peran ini sebaiknya dipegang pihak yang berbeda supaya hasil audit tetap independen.

Prinsip independen ini punya padanan dalam aturan audit SMK3. Pasal 8 huruf a Permenaker 26 Tahun 2014 melarang lembaga audit SMK3 yang telah ditunjuk Menteri untuk "melakukan kegiatan konsultasi dalam bidang SMK3". Aturan itu khusus untuk audit SMK3 dan bukan untuk ISO 45001, tetapi logikanya sama. Pembahasannya ada di artikel cara memeriksa lembaga audit SMK3 yang sah.

Untuk sertifikasi ISO, periksa akreditasi lembaganya. Komite Akreditasi Nasional (KAN) mengakreditasi lembaga sertifikasi sistem manajemen berdasarkan SNI ISO/IEC 17021, dan daftar subskemanya memuat sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja. Minta nama lembaga sertifikasi dari konsultan lebih awal, lalu cocokkan statusnya di situs KAN, jangan hanya mengandalkan logo di brosur.

Layanan Konsultasi ISO 45001 di Garuda Systrain

PT Garuda Systrain Interindo (Garuda Systrain) sebagai PJK3 dan TUK BNSP menyediakan program konsultasi ISO 45001 dengan tiga tahap kerja, yaitu review dokumen dan analisis kesenjangan, penyusunan dokumen dan prosedur, lalu review akhir dan audit internal. Rinciannya ada di halaman konsultasi ISO 45001 Garuda Systrain.

Pendampingan berakhir pada kesiapan menghadapi audit eksternal, dan temuan audit internal diperbaiki lebih dulu. Keputusan penerbitan sertifikat tetap berada di lembaga sertifikasi yang Anda pilih, sehingga konsultan tidak boleh menjanjikan hasilnya. Halaman layanan itu menampilkan tahapan dan estimasi hari kerja, jadi lingkup kerjanya bisa dibandingkan dengan penawaran lain. Tim internal yang akan menjalankan sistem juga perlu paham isinya, misalnya lewat pelatihan ISO 45001 sistem manajemen K3 dan pelatihan K3 bersertifikat BNSP untuk penanggung jawab K3.

Kesalahan Umum Saat Memilih Konsultan ISO 45001

Kesalahan yang paling sering terjadi adalah memilih penawaran termurah tanpa membandingkan lingkup kerja. Harga rendah kerap berarti jumlah hari kerja sedikit, pendampingan yang berhenti di tengah jalan, atau dokumen yang disalin dari templat. Cara menilai komponen harga dibahas di artikel biaya konsultan K3.

• Percaya pada janji pasti lulus audit, padahal keputusan ada di lembaga sertifikasi.
• Menerima paket yang menggabungkan konsultasi dan sertifikat dari pihak yang sama tanpa penjelasan independensinya.
• Memakai dokumen templat yang tidak disesuaikan dengan bahaya dan risiko di lokasi kerja.
• Menyerahkan semuanya ke konsultan tanpa melibatkan tim internal, sehingga sistem berhenti setelah audit.

Pahami juga alur auditnya sejak awal. Gambaran tahap awal dan lanjutan ada di artikel tahapan audit sertifikasi ISO 45001, sehingga Anda bisa menilai apakah rencana konsultan masuk akal.

Checklist Penutup Sebelum Menandatangani Kontrak

Gunakan daftar berikut sebagai pemeriksaan terakhir sebelum kontrak ditandatangani. Jika ada satu butir yang belum terjawab, minta konsultan melengkapinya secara tertulis.

• Tujuan, lingkup lokasi, dan jumlah pekerja sudah tertulis di kontrak.
• Tahapan kerja dan jumlah hari kerja jelas, termasuk audit internal.
• Nama konsultan lapangan dan kompetensinya diketahui.
• Konsultan tidak menjanjikan hasil audit dan tidak merangkap sebagai lembaga sertifikasi.
• Lembaga sertifikasi yang dituju sudah dicek akreditasinya di situs KAN.
• Dokumen hasil kerja menjadi milik perusahaan dan bisa dipakai tim internal.

Sistem yang dibangun bersama konsultan hanya berguna bila dijalankan setiap hari. Karena itu, pilih mitra yang bersedia mengalihkan pengetahuan ke tim Anda, bukan hanya menyerahkan tumpukan dokumen.

Kredit gambar. Foto oleh Anna Shvets dari Pexels.