Checklist Tugas Auditor SMK3 di Lapangan saat Audit Eksternal

Tugas auditor SMK3 di lapangan adalah memeriksa secara sistematis dan independen apakah penerapan SMK3 perusahaan memenuhi kriteria yang ditetapkan, lalu melaporkan hasilnya. Artikel ini menyusun urutan kerja auditor eksternal pada hari audit sesuai Permenaker 26/2014, supaya auditor pemula dan tim perusahaan yang diaudit tahu apa yang terjadi dan kapan.

Menurut Pasal 1 butir 3 Permenaker 26/2014, "Auditor SMK3 ialah tenaga teknis yang berkeahlian khusus dan independen untuk melaksanakan audit SMK3 yang ditunjuk oleh Menteri atau pejabat yang ditunjuk." Peraturan ini menjadi turunan dari PP 50/2012 tentang Penerapan SMK3, dan keduanya berstatus berlaku di database JDIH BPK.

Prasyarat Sebelum Auditor Turun ke Lapangan

Auditor eksternal SMK3 baru bisa turun ke lapangan jika sudah ditunjuk Direktur Jenderal dan bekerja di bawah Lembaga Audit SMK3 yang ditunjuk Menteri. Perusahaan juga harus sudah menerapkan SMK3 dan mengajukan permohonan audit ke lembaga tersebut sebelum jadwal ditetapkan.

Lembaga audit wajib membuat perencanaan audit dan menyampaikannya kepada Menteri atau Direktur Jenderal, dengan salinan ke Dinas Provinsi (Pasal 21 ayat 1). Perencanaan itu memuat jumlah hari audit. Menurut Lampiran III, jumlah hari bergantung pada jumlah tenaga kerja dan tingkat risiko. Sebagai contoh, perusahaan berisiko tinggi dengan 126 sampai 175 tenaga kerja memiliki dasar 8 hari orang di lokasi. Tingkat awal dikerjakan minimal 40% dari angka dasar, tingkat transisi 60%, dan tingkat lanjutan 80%.

Angka tingkat itu mengikuti jumlah kriteria yang diperiksa, yaitu 64 kriteria untuk tingkat awal, 122 untuk transisi, dan 166 untuk lanjutan (Pasal 20 ayat 1). Waktu perjalanan dan induksi K3 tidak dihitung dalam hari audit. Penjelasan tiap tingkat ada di artikel kriteria audit SMK3 tingkat awal, transisi, dan lanjutan, sedangkan sisi perusahaan dibahas di persiapan menghadapi audit SMK3 eksternal.

Lima Tahapan Kerja Auditor pada Hari Audit

Pasal 21 ayat 2 Permenaker 26/2014 menetapkan audit paling sedikit melalui lima tahapan, yaitu pertemuan pembuka, proses audit, pertemuan tim auditor, pertemuan penutup, dan penyusunan laporan. Urutan ini menjadi kerangka tugas auditor sejak tiba di lokasi sampai laporan diserahkan.

1. Pertemuan pembuka. Auditor memperkenalkan tim, ruang lingkup, jadwal, dan cara kerja audit kepada manajemen. Auditor juga meminta petugas pendamping dan jalur aman selama di lokasi.
2. Proses audit. Auditor mencocokkan kondisi perusahaan dengan kriteria, pada praktiknya lewat pemeriksaan dokumen, wawancara dengan pekerja dan penanggung jawab, serta pengamatan langsung tempat kerja.
3. Pertemuan tim auditor. Anggota tim menyamakan temuan dan menetapkan kategori tiap temuan sebelum dibahas dengan perusahaan.
4. Pertemuan penutup. Auditor menyampaikan hasil kepada pimpinan dan memberi ruang klarifikasi atas temuan.
5. Penyusunan laporan. Lembaga audit mengirim laporan kepada Menteri c.q. Direktur Jenderal dengan tembusan ke Dinas Provinsi dan pengurus perusahaan (Pasal 23).

Pemeriksaan wajib dilakukan pada setiap tempat kerja yang diajukan sebagai ruang lingkup. Pengambilan contoh hanya berlaku untuk sektor kontraktor dan distribusi. Menurut Tabel 3 Lampiran III, perusahaan dengan 12 sampai 19 lokasi proyek mengambil 4 sampai 5 contoh audit.

Wewenang dan Kewajiban Auditor di Lokasi

Auditor berwenang memasuki semua tempat kerja yang terkait audit, meminta keterangan dan dokumen, serta memberi penilaian. Auditor wajib mematuhi aturan K3 perusahaan, melaksanakan audit sesuai peraturan, dan merahasiakan hasilnya dari pihak yang tidak berkepentingan, menurut Pasal 18 dan 19 Permenaker 26/2014.

Auditor juga boleh menghentikan audit jika belum ada sistem yang dibangun atau ada keadaan yang membahayakan auditor (Pasal 19 huruf d). Bagi perusahaan, ketentuan ini bukan bentuk penolakan, melainkan batas keselamatan dan batas kesiapan sistem.

Hasil penilaian dibagi dalam tiga kategori temuan. Temuan kritikal adalah kondisi yang dapat menimbulkan korban jiwa dan harus dikoreksi paling lambat 1 kali 24 jam (Pasal 26). Temuan mayor harus dikoreksi paling lambat 1 bulan, dan tiga temuan minor pada kriteria yang sama di beberapa lokasi naik menjadi mayor (Pasal 27). Cara menuliskannya ada di artikel menulis temuan audit SMK3 kritikal, mayor, dan minor.

Kesalahan Umum Auditor di Lapangan

Kesalahan umum auditor di lapangan meliputi memberi konsultasi saat audit, membuka rahasia perusahaan, menilai tanpa bukti, dan melewatkan tempat kerja yang masuk ruang lingkup. Dua yang pertama dapat berujung pencabutan penunjukan auditor menurut Pasal 16 ayat 1 Permenaker 26/2014.

• Memberi konsultasi SMK3 kepada perusahaan yang sedang diaudit, padahal auditor dan lembaga auditnya dilarang melakukan konsultasi bidang SMK3.
• Membocorkan data atau hasil audit kepada pihak yang tidak berkepentingan.
• Menulis temuan tanpa bukti yang bisa ditunjukkan, sehingga mudah digugat lewat keberatan kepada Direktur Jenderal (Pasal 29).
• Memeriksa sebagian tempat kerja saja, padahal seluruh tempat kerja dalam ruang lingkup harus diperiksa.

Pengalaman lapangan menjadi penangkalnya. Calon auditor eksternal junior wajib memiliki surat keterangan lima kali audit sebagai peninjau dan lima kali sebagai auditor magang, sedangkan auditor senior perlu minimal sepuluh kali audit eksternal secara penuh (Pasal 11 dan 13). Jalur kariernya dibahas di artikel karier auditor SMK3 dan peluang kerjanya.

Checklist Penutup Tugas Auditor SMK3

Sebelum meninggalkan lokasi, auditor memastikan penunjukannya masih berlaku, rencana audit sudah dikirim, seluruh ruang lingkup sudah diperiksa, dan temuan sudah berkategori dengan bukti. Daftar berikut bisa dipakai sebagai pegangan tiap kali audit selesai.

• Penunjukan auditor dan lembaga audit masih berlaku, karena penunjukan auditor berlaku 3 tahun (Pasal 14 ayat 1).
• Rencana audit sudah disampaikan kepada Menteri atau Direktur Jenderal dan Dinas Provinsi.
• Jumlah hari audit sesuai tabel dan tingkat penilaian yang dipilih.
• Petugas pendamping dan induksi K3 lokasi sudah dijalankan.
• Semua tempat kerja dalam ruang lingkup sudah diperiksa, atau contohnya sesuai tabel untuk kontraktor dan distribusi.
• Tiap temuan punya kategori, bukti, dan tenggat koreksi.
• Pertemuan penutup sudah dilakukan dan laporan siap dikirim ke tiga pihak.

Perusahaan yang ingin memeriksa lembaga auditnya dapat membaca cara memeriksa lembaga audit SMK3 yang sah. Bagi Anda yang ingin memahami peran auditor secara menyeluruh, program pelatihan Auditor SMK3 dari PT Garuda Systrain Interindo (Garuda Systrain) dapat menjadi rujukan awal.

Kredit gambar. Foto oleh RDNE Stock project dari Pexels.